Постійно не вкладаєтесь в дедлайни? Справа не в лінощах

Завершити роботу в строк не вдається студентам, вчителям, айтішникам, письменникам та насамперед містобудівникам. Причина не в лінощах чи прокрастинації, а в когнітивній помилці. Але її можна уникнути.

Про це розповідає ВВС Україна.

“Люблю дедлайни. Люблю, як вони зі свистом проносяться повз”, – жартував покійний британський автор Дуглас Адамс.

Багатьом з нас знайоме це відчуття. Час мчить, а справа рухається надто повільно.

Звісно, в більшості випадків наші запізнення не мають національного масштабу ганьби. Такої, приміром, як довелося зазнати австралійському уряду, коли той пообіцяв завершити будівництво Сіднейської опери в 1963 році, а відкрив її на десять років пізніше. Та ще й з величезними додатковими витратами.

Кожне місто має безліч схожих прикладів епічних запізнень з дедлайнами. Але чому ми так погано дотримуємось графіку? Причина, напевно, не лише в лінощах чи зволіканні, оскільки в багатьох випадках учасники проєкту працюють з повною віддачею.

Психологи пояснюють це когнітивною помилкою планування. Через неї ми постійно недооцінюємо кількість часу, яка знадобиться для завершення справи.

Щоби завершити в строк будь-яку роботу, чи то складний професійний проєкт, чи ремонт будинку, треба зрозуміти, як виникає ця когнітивна помилка і що треба зробити, щоб уникнути її.

Про когнітивну помилку планування вперше почали говорити лауреат нобелівської премії з поведінкової економіки Даніел Канеман та його співробітник Амос Тверський у 1970-х роках.

Спостерігаючи за своїми колегами, вони з подивом виявили, що люди постійно занижували кількість часу, потрібну для завершення проєкту. Неодноразовий пропуск дедлайнів у минулому, здається, нічого не навчив їх.

Опитування підтверджують, що помилка планування надзвичайно поширена. Її припускаються школярі і студенти, вчителі і програмісти.

В IT-галузі менше третини проєктів завершуються у первісний строк. У промисловості та дизайні більшість проєктів займає в 3,5 раза більше часу, ніж очікувалося.

Це прокляття ледь не кожного письменника. За неофіційними даними, 90% з них запізнюються зі здачею рукопису.

Помилка планування також допомагає зрозуміти, чому люди з року в рік не подають вчасно податкові декларації і чому майже завжди відкладають різдвяні покупки на останній момент.

А головне те, що досвід попередніх невдач, схоже, ніяк не впливає на їхню поведінку в майбутньому.

Одне з пояснень полягає в тому, що плануючи щось, ми схильні зосереджуватись на дрібних деталях, а не ширшій картині. Канеман називає це “поглядом зсередини”.

Наприклад, коли я, позаштатний кореспондент, планую написати статтю, я думаю про людей, яким мені потрібно зателефонувати, документи, які треба вивчити, та місця, які потрібно відвідати.

Оскільки всі вони щоразу відрізнятимуться, попередній досвід не стане в пригоді при плануванні цього проєкту.

Завершити роботу в строк часто заважають менш передбачувані загальні чинники, як-от відволікання на інші завдання, несподівані труднощі з переїздами або збором необхідних речей для проєкту, чи, приміром, хвороба.

Такі труднощі, напевно, вже виникали в минулому. Однак, зосередившись на конкретних деталях поточного завдання та ігноруючи минулий досвід, ми не беремо їх до уваги.

Ускладнює планування ще одна когнітивна помилка – так зване “мотивоване мислення”. Ми схильні бачити лише ті обставини, які сприятимуть нашим цілям, які свідчать, що проєкт можна завершити швидко та з мінімумом зусиль.

І ми не помічаємо будь-які чинники, які вказують на те, що справа може зайняти більше часу.

Ми кажемо собі, що постачальники цього разу не підведуть, а проблем з транспортом, які затримали нас минулого разу, тепер не станеться. Ми думаємо так, тому що хочемо бути впевненими в успіху проєкту.

Розуміння помилки планування пояснює, чому навіть наші найкращі спроби тайм-менеджменту часом можуть провалитися.

У дослідженні 2003 року групу канадських студентів попросили скласти детальний план якогось завдання, приміром, підготовки різдвяних подарунків.

Попри очікування, їхня оцінка часу була ще менш реалістичною, ніж у тих, хто не складав графік.

Проблема, вочевидь, була пов’язана з тим, що детальний план давав їм хибне відчуття надійності, і вони не звертали уваги на можливість відволікання або інших труднощів, які могли виникнути в ході справи.

І це було досить просте завдання, а тепер уявіть, що перед вами комплексний проєкт.

Дослідники Кетрін Мілкман з Університету Пенсильванії та Леслі Джон з Гарвардської школи бізнесу радять встановити “наміри реалізації”. Вони допомагають зменшити зволікання та збільшити бажання дотримуватися своїх планів.

Якщо ви дійсно хочете, щоб ваш план був реалістичним, зверніть пильну увагу на попередній досвід та не піддавайтеся спокусі ігнорувати потенційні перешкоди. Якщо це ваш перший проєкт такого роду, поговоріть з людьми, які мали досвід в цій сфері.

Здається, якось надто просто, але дослідження показують, що це дуже дієва порада. Якщо ви дотримуватиметесь її, свист пропущених дедлайнів лунатиме у вашому житті помітно менше.