В Україні спростили підтвердження трудового стажу: що робити, якщо трудова книжка втрачена або містить помилки

В Україні змінили порядок підтвердження трудового стажу для призначення пенсії. Нові правила стосуються громадян, які втратили трудову книжку, виявили в ній помилки або не мають необхідних записів про роботу.

Про це повідомляє РБК-Україна з посиланням на пресслужбу Міністерства соціальної політики, сім’ї та єдності України.

Кого стосуються нові правила

Кабінет міністрів України ухвалив постанову, розроблену Мінсоцполітики, яка передбачає спрощення процедури підтвердження стажу, необхідного для оформлення пенсії.

Зміни стосуються випадків, коли:

• трудову книжку втрачено;
• у документі немає потрібних записів;
• у трудовій книжці виявлено помилки або неточності.

Нововведення покликані допомогти українцям підтвердити періоди роботи, навіть якщо документи були втрачені, не збереглися або отримати їх більше неможливо.

Завдяки використанню державних електронних реєстрів і розширенню переліку документів для підтвердження стажу процедура призначення пенсії має стати простішою. Також нові правила допоможуть зменшити кількість випадків, коли громадянам доводиться звертатися до суду.

Особливо актуальними ці зміни є для людей, які не можуть отримати документи через бойові дії, тимчасову окупацію територій, знищення архівів або ліквідацію підприємств.

Якими документами можна підтвердити трудовий стаж

Під час розгляду заяв на призначення пенсії Пенсійний фонд України повинен ширше використовувати інформацію з державних електронних реєстрів.

Якщо необхідних відомостей у реєстрах немає, трудова книжка втрачена або не містить потрібних записів, стаж дозволять підтверджувати іншими документами.

До переліку таких документів включили:

• виписки з наказів;
• особові рахунки працівників;
• відомості про виплату заробітної плати;
• документи, що підтверджують банківські операції з нарахування та виплати зарплати;
• судові рішення про встановлення періоду трудових відносин і характеру виконуваної роботи;
• інформацію податкових органів про заробітну плату або сплату єдиного податку.

Таким чином, відсутність трудової книжки чи окремих записів у ній не означатиме, що людина автоматично втратить можливість зарахувати відповідний період роботи до стажу.

Як Пенсійний фонд допомагатиме підтверджувати стаж

Нові правила також передбачають допомогу з боку Пенсійного фонду України в пошуку способів підтвердження трудового стажу.

Якщо документи про роботу не збереглися, а відновити їх неможливо, стаж можна буде підтвердити показаннями щонайменше двох свідків, які працювали разом із заявником.

Якщо підприємство ліквідували або архівні документи відсутні, Пенсійний фонд допомагатиме знаходити таких свідків, використовуючи відомості з Реєстру застрахованих осіб.

Це має полегшити процедуру для громадян, які не можуть самостійно відновити документи про свою трудову діяльність.

Як зараховуватимуть стаж, якщо документи пошкоджені через війну

Окремі зміни передбачені для людей, у трудових книжках яких є виправлення або неточні записи про роботу на підприємствах, розташованих у районах бойових дій чи на тимчасово окупованих територіях.

Якщо внаслідок російської агресії майно підприємства або його документи були пошкоджені чи знищені, трудовий стаж зараховуватимуть за спеціальною процедурою.

Її визначатиме Пенсійний фонд України за погодженням із Міністерством соціальної політики, сім’ї та єдності України.

Такий механізм має допомогти людям підтвердити періоди роботи навіть за відсутності документів, які раніше були необхідними для призначення пенсії.

Чи потрібно звертатися до суду через помилки в особистих даних

Ще одне нововведення стосується розбіжностей у персональних даних. Якщо ім’я, прізвище, по батькові або дата народження в документі про стаж не збігаються з даними в паспорті чи свідоцтві про народження, звертатися до суду для підтвердження належності документа більше не буде обов’язково.

Встановлювати, чи належить документ конкретній людині, повинен буде Пенсійний фонд України. Для цього відомство має визначити окремий порядок.

Отже, нові правила покликані спростити оформлення пенсій для українців, які зіткнулися з втратою документів, помилками в записах або неможливістю отримати архівні відомості.

Постанову ухвалили на виконання закону №4851-IX «Про внесення змін до Закону України “Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування” щодо підтвердження страхового стажу», який набрав чинності 2 серпня 2026 року.