Оцифрування трудової книжки – як не втратити стаж і що буде після дедлайну

Оцифрування трудової книжки необхідно здійснити до 10-го червня 2026 року. Розповідаємо детальніше, навіщо це робити і що буде після дедлайну.

Повідомляють на сайті “Де документи”.

Хто надав інформацію

Інформацію надало Головне управління пенсійного фонду України у Донецькій області.

Навіщо робити оцифрування трудової книжки

Електронні трудові книжки — це цифрові аналоги паперових. Їх впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців та зменшити паперовий документообіг. Також процедура допоможе надійно захистити страховий стаж від втрати чи пошкодження паперових носіїв.

Що дає оцифрування трудовї книжки:

• можна онлайн перевірити свій страховий стаж;
• дані зберігаються у Пенсійному фонді — це зменшує ризик втрати чи пошкодження документів;
• у майбутньому — автоматичний вихід на пенсію без звернення до ПФУ.

Важливо! На вебпорталі Пенсійного фонду України страховий стаж розраховується з 1 січня 2004 року. Це пов’язано з ухваленням Закону України «Про загальнообов’язкове державне пенсійне страхування» від 09.07.2003 №1058-IV, який запровадив поняття «страховий стаж». До цього стаж був трудовим.

Оцифрування трудової книжки необхідно здійснити до 10 червня 2026 року. Розповідаємо детальніше, навіщо це робити і що буде після дедлайну.

Трудовий стаж, отриманий до 2004 року, повністю зараховується у загальний страховий стаж працівника.

Якщо ваша трудова діяльність почалася до 2004 року, ви можете самостійно додати відповідну інформацію, надіславши сканкопії документів.

Сканкопії повинні відповідати таким вимогам:

• сканкопія має бути кольорова
• необхідно робити сканкопії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку;
• сканкопії мають бути чіткі та відображати всі реквізити документа (назву документа, серійний номер, дату видачі, печатки, підписи, ПІБ власника) та безпосередньо самі записи (рекомендована роздільна здатність при скануванні — 300 dpi);
• формат зображення має бути .jpg або .pdf;
• розмір кожного файлу не має перевищувати 1 Мб.

До 10 червня 2026 року всі трудові книжки мають бути оцифровані (згідно з Законом України від 05.02.2021 № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі»). Оцифрувати трудову книжку може сам працівник або роботодавець.

Що буде після дедлайну

Якщо не відсканувати трудову книжку до 10 червня 2026, це не призведе до втрати страхового стажу, проте значно ускладнить процес призначення пенсії у майбутньому, оскільки дані про період роботи до 2004 року не потраплять до електронного реєстру автоматично.