Мінімізуємо втрати при переїзді офісу

Переїзд офісу — це відповідальний і трудомісткий процес, що вимагає ретельного планування та контролю на всіх етапах. Дуже важливо правильно організувати переїзд офісу, бо інакше є ризик отримання фінансових і репутаційних втрат для компанії.

Щоб запобігти втратам, потрібно виділити достатньо часу на планування, чітко розподілити обов’язки та залучити професійну мувінгову компанію, що спеціалізується на офісних переїздах.

Чому важливо заздалегідь готуватися до офісного переїзду?

● За даними дослідження, проведеного компанією Office Moving Alliance, в середньому 3-5% майна офісу пошкоджується або втрачається під час переїзду без належної підготовки. Ретельна інвентаризація, пакування та маркування речей допоможуть уникнути таких втрат.

● У перший тиждень після непродуманого переїзду продуктивність праці співробітників падає на 30-50%. Це пов’язано з необхідністю облаштування на новому місці, пошуків потрібних речей, налаштування техніки та комунікацій. Чіткий план переїзду, завчасна підготовка робочих місць та інформування співробітників допоможуть звести простої до мінімуму.

● Хаотичний переїзд тягне за собою незаплановані витрати — термінову купівлю меблів і техніки замість пошкоджених, оплату простоїв, оренду проміжних складів. За підрахунками експертів, компанія середнього розміру може втратити на цьому до $10 000. Продуманий план дозволить оптимально використовувати бюджет переїзду.

● Уявіть, що через переїзд Ваша компанія підводить клієнтів і партнерів — не відповідає на дзвінки, пропускає дедлайни, втрачає документи. Підготовка до переїзду, завчасне інформування контрагентів і налагоджена робота на новому місці дозволять уникнути репутаційних ризиків.

● Переїзд — це не тільки зміна локації, але й шанс вдосконалити роботу компанії. 42% компаній використовують переїзди, щоб оптимізувати використання офісних площ, 29% — щоб впровадити сучасні системи зберігання даних і комунікації. Підготовка до переїзду — ідеальний час, щоб критично оцінити бізнес-процеси та намітити точки зростання.

Як правильно організувати переїзд офісу?

1. Сформуйте робочу групу, яка буде відповідати за планування та координацію всіх етапів переїзду. Призначте лідера проєкту, який буде контролювати загальний хід процесу.

2. Проведіть повну інвентаризацію майна компанії — від меблів і техніки до документів і витратних матеріалів. На основі інвентаризації складіть детальний план переїзду з чіткими термінами, бюджетом і розподілом обов’язків.

3. Залучіть професійну компанію з перевезень, яка візьме на себе завдання з пакування, транспортування та монтажу майна. Зверніть увагу на досвід компанії в офісних переїздах, відгуки клієнтів, наявність сертифікатів і страховки. Приклади цін на вантажне таксі по Києву Ви можете побачити тут https://davay-pereedem.com/ua/vantazhne-taksi-kyiv/.

4. Завчасно підготуйте нове приміщення до приймання співробітників. Проведіть необхідні ремонтні роботи, налагодьте інженерні системи, організуйте робочі місця відповідно до плану розміщення. Подбайте про перенесення IT-інфраструктури та телефонії.

5. Організуйте процес пакування речей за відділами та робочими місцями. Використовуйте якісну тару, забезпечте захист крихких предметів. Промаркуйте кожну коробку відповідно до плану розміщення в новому офісі.

Чи можна продовжувати роботу під час переїзду офісу?

Продовжувати роботу під час офісного переїзду можливо, але для цього буде потрібно ретельне планування та координація дій. Ось кілька практичних рекомендацій, які допоможуть мінімізувати втрати та забезпечити безперервність бізнес-процесів:

● Складіть детальний план переїзду з чіткими термінами та розподілом обов’язків. Визначте, які відділи та співробітники будуть переміщатися в першу чергу, а які зможуть продовжити роботу на старому місці до повного завершення переїзду.

● Забезпечте співробітників необхідним обладнанням і доступом до корпоративних систем. Заздалегідь налаштуйте віддалений доступ до серверів, хмарних сховищ та інших ресурсів. Видайте ноутбуки тим, кому вони потрібні для роботи.

● Організуйте тимчасові робочі місця для ключових співробітників. Це можуть бути коворкінги, переговорні в новому місці або домашні офіси. Головне — щоб у них був доступ до інтернету, телефонії та необхідних файлів.

● Чітко інформуйте клієнтів і партнерів про переїзд. Повідомте нову адресу та контакти, за необхідності внесіть зміни на сайті та в підписі електронних листів. Якщо можливі перебої в роботі, попередьте про це заздалегідь.

● Не плануйте важливі зустрічі, переговори та дедлайни на період переїзду. Краще перенести їх на більш спокійний час до або після релокації. Так Ви уникнете стресу та форс-мажорних ситуацій.

● Подбайте про збереження документів та обладнання. Організуйте їх безпечне транспортування, за необхідності скористайтеся послугами професійних вантажників.